GỌINhắn Tin

0984 194 999

Home / Tin tức / Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng Hóa đơn điện tử Viettel

Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng Hóa đơn điện tử Viettel

Giải đáp các câu hỏi khách hàng thường gặp khi sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử Viettel.

1. Lỗi khi lập hóa đơn và phát hành báo cáo:

“Không thể kết nối đến USB-TOKEN. Yêu cầu cắm USB-TOKEN hoặc cài đặt phần mềm ký số của Viettel”

Nguyên nhân: chưa cấu hình tham số trình duyệt

Xử lý: cấu hình trình duyệt theo hướng dẫn:

  • Bước 1: check xem máy tính đã cài Java 8 phiên bản mới nhất chưa

(Kiểm tra trong list phần mềm Control Panel)

  • Bước 2: Check xem máy tính đã cài driver của USB token chưa (Token manager)

Cắm USB vào sẽ hiện Token manager lên

Nếu không có thì cài đặt lại token, (chạy file .exe ở trong USB của KH, file .exe có dung lượng lớn nhất)

  • Bước 3: Bật tool ký số (download từ https://sinvoice.viettel.vn/tai-ve, chạy file .jar) lên. Đăng nhập và kiểm tra đã kết nối với USB hay chưa (đăng nhập bằng mật khẩu của USB token)
  • Bước 4: Kiểm tra cấu hình trình duyệt:

Với Firefox

Vào Option >> tìm đến mục Certificate >> View certificate >> Mở tab Server >> Add Exception

Nhập localhost:8006 >> Click Get certificate >> đợi 5 giây >> click Confirm Security Exception

Đăng nhập vào hệ thống Hóa đơn điện tử >> vào Quản lý phát hành >> chọn Khởi tạo thông tin doanh nghiệp >> Tra cứu CTS >> thực hiện thêm mới, tải lên chứng thư số từ usb token được là ok

Với Chrome

Gõ chrome://flags/ trên thanh địa chỉ >> tìm đến #allow-insecure-localhost >> Chọn Enable >> Restart chrome

  • Bước 5: Sau khi đã xử lý xong 4 bước vẫn báo lỗi không thể kết nối USB, không tìm thấy USB Token kiểm tra có phần mềm diệt virus (Kaspersky thì thoát ra dù có bị mờ) hoặc tạm ngừng hoạt động của phần mềm diệt virus khác
  • Bước 6: KH dùng USB Tooken của nhà mạng khác add file dll vào Tool ký số

2. Mô tả: Khách hàng phản ánh không gửi được email cho người mua

  • Nguyên nhân 1: Thông tin người mua hàng chưa được nhập trường email
  • Nguyên nhân 2: Doanh nghiệp chưa cấu hình thành công cấu hình email.
  • Nguyên nhân 3 : Do KH thay đổi pass mail khi đã được cấu hình mail thành công trước đó , thực hiện cấu hình lại mail cho Kh bằng cách nhập pass mới.
  • Nguyên nhân 4: Chưa cấu hình biểu mẫu Email.
  • Nguyên nhân 5: Nếu không phải 4 nguyên nhân trên cần kiểm tra nguyên nhân sâu hơn từ email server. Phương án xử lý: liên hệ Viettel để kiểm tra server gửi email xem hệ thống có vấn đề gì không

3. Khách hàng quên mật khẩu

Phương án xử lý: hướng dẫn KH sử dụng chức năng quên mật khẩu như hình bên dưới hoặc tại link https://vinvoice.viettel.vn/account/forgot-password

Hóa đơn điện Tử Viettel (1)

Chú ý: phải nhập đúng email admin đã khai báo khi ký hợp đồng (nếu khách hàng đúng Email thì khách hàng sẽ truy cập vào web để lấy link tự đặt lại được mật khẩu mới)

Hóa đơn điện Tử Viettel (2)

4. Mô tả lỗi: Cấu hình template email

Đánh giá: Lỗi hành vi

Phương án xử lý: Đã cấu hình nhưng chưa kich nút cập nhật nên ko gửi được email.

5. Lỗi không tìm thấy tên mẫu hóa đơn khi thực hiện lập hóa đơn

Kiểm tra lại thông báo phát hành xem đã được phê duyệt chưa  hoặc xem dải hóa đơn đã bị hủy chưa?

6. V/v sửa thông tin doanh nghiệp trong hệ thống hóa đơn điện tử

– KH có nhu cầu cần hỗ trợ sửa thông tin doanh nghiệp thì vào mục  thông tin doanh nghiệp để sửa thông tin , các thông tin  như mst , địa chỉ , tên công ty, khi thay đổi thì phải liên hệ và làm việc với bên thuế trước

– Thay đổi tên công ty , mst thì cần cung cấp cho KH info AM đấu nối để KH tự làm việc  , trong TH KH phản ánh không thể liên hệ đc AM do không nghe máy thì nhập bộ phận phía sau để  chuyển về cho AM để AM thực hiện làm các thủ tục cập nhật lên bccs  ch KH

7. KH lập hóa đơn theo file không thành công

– Cần kiểm tra xem KH đã sử dụng đúng file import mẫu chưa

– Tải file kết quả  về để xác định lỗi chính xác và khắc phục lỗi trên file gốc rồi import lại

8. Mô tả lỗi: Đã lập thông báo phát hành, tuy nhiên khi tìm lại không thấy đâu

Đánh giá: Lỗi hành vi

Nguyên nhân: quên chưa tick nút ghi lại….

Hóa đơn điện Tử Viettel (3)

9. Mô tả lỗi: In hóa đơn trắng khi lập thông báo phát hành bị lỗi:

Hóa đơn điện Tử Viettel (4)

Nguyên nhân xác định: có thể do DN chưa add chứng thư số. Phương án xử lý: quay lại bước 2 trong khởi tạo thông tin doanh nghiệp (kiểm tra chứng thư số)

10. Mô tả lỗi: Hóa đơn đã chọn đang ở trạng thái dự thảo, nhưng khi lập thông báo phát hành thì không chọn được hóa đơn.

Đánh giá: Lỗi hành vi. Nguyên nhân: do KH chưa khai báo dải hóa đơn

Phương án xử lý: quay lại bước khai báo dải hóa đơn

11. Mô tả lỗi: Có lỗi xảy ra trong quá trình đăng nhập

Hóa đơn điện Tử Viettel (5)

Đánh giá sơ bộ: Lỗi hành vi người dùng. Nguyên nhân 1: nhầm link của hệ thống 1.0

Kiểm tra lại link: Link nghiệp vụ đúng: https://vinvoice.viettel.vn/

Nguyên nhân khác: Do bị khóa tài khoản liên hệ Viettel để được hỗ trợ.

12. Mô tả: Lỗi không tìm thấy hóa đơn, không tra cứu được hóa đơn trên link nghiệp vụ https://vinvoice.viettel.vn/utilities/invoice-search

Nguyên nhân 1: KH gõ sai mã bí mật, hoặc copy mã bí mật hoặc các thông tin khác có kèm dấu cách.

Hướng giải quyết: Copy ra note trước sau đó xem lại dấu cách

Nguyên nhân 2: gõ thiếu số hóa đơn: số hóa đơn phải bao gồm cả phần thông tin dải hóa đơn kèm số hóa đơn , ví dụ: AC/17E0000006 =

13. Mô tả: Khách hàng phản ánh không gửi được email cho người mua

Nguyên nhân 1: thông tin người mua hàng chưa được nhập trường email

Nguyên nhân 2: Doanh nghiệp chưa cấu hình thành công cấu hình email.

Nguyên nhân 3 : Do KH thay đổi pass mail khi đã được cấu hình mail thành công trước đó , thực hiện cấu hình lại mail cho KH sau đó nhấn cập nhật.

Nguyên nhân 4: nếu không phải 2 nguyên nhân trên cần kiểm tra nguyên nhân sâu hơn từ email server. Phương án xử lý: liên hệ Viettel để kiểm tra server gửi email xem hệ thống có vấn đề gì không

14. KH dùng chứng thư số server nhưng tải hóa đơn trắng bị lỗi

Nguyên nhân: Hệ thống chưa add chữ ký server của KH lên hệ thống HDDT

Phương án xử lý: Liên hệ với Viettel để hỗ trợ khách hàng

15. Mô tả: Lỗi không tìm thấy USB token

Nguyên nhân: Chưa cài driver cho USB token hoặc chưa dùng tool ký số mới nhất.

Hướng xử lý: Gỡ usb token sau đó cài lại USB Token sau đó Tắt tool ký số và mở lại tool ký số mới nhất.

Hóa đơn điện Tử Viettel (6)

16. Mô tả: Lỗi nhảy số hóa đơn khi ký bằng USB token

Nguyên nhân: Đang thực hiện ký thì USB token bị rút ra. Hướng xử lý: liên hệ với Viettel để được hỗ trợ.

17. Lỗi sai thông tin địa chỉ

Nguyên nhân: sai địa chỉ do nhập sai/thiếu thống tin từ cấu hình hệ thống

Phương án xử lý:

  • Nếu doanh nghiệp chưa lập thông báo phát hành, doanh nghiệp vào Quản lý thông tin doanh nghiệp/Thông tin doanh nghiệp để tự sửa địa chỉ
  • Nếu doanh nghiệp đã lập thông báo phát hành, liên hệ Viettel để được hỗ trợ

18. Mô tả: Khách hàng thay đổi logo nên phải chọn lại mẫu hóa đơn

Nguyên nhân: Do KH thay đổi logo

Phương án: Liên hệ với Viettel để được hỗ trợ do phải xóa dữ liệu trong database

19. Mô tả: Khách hàng chưa add logo, watermark cho mẫu hóa đơn đã lựa chọn

Nguyên nhân: Do thao tác người dùng

Phương án: Liên hệ với Viettel để được hỗ trợ do phải xóa dữ liệu trong database

20. Mô tả: Khách hàng không lập được hóa đơn

Nguyên nhân Trường hợp 1: Do thông báo phát hành của người dùng chưa được admin viettel phê duyệt

Phương án: Vào chức năng Quản lý phát hành >> chọn Lập thông báo phát hành hóa đơn >> ấn Tìm kiếm >> kiểm tra xem khách hàng đã có thông báo phát hành hóa đơn nào được phê duyệt chưa.

Trường hợp 2: Lỗi do hệ thống. Phương án: Liên hệ với Viettel để được hỗ trợ

21. Lỗi Lập hóa đơn chuyển đổi nhưng hóa đơn không thể hiện đúng bản chuyển đổi

Nguyên nhân lỗi: do hệ thống đang lỗi, hiển thị hóa đơn đúng với thao tác trước của người dùng

Phương án:

  • Liên hệ với Viettel để được chuyển trạng thái hóa đơn từ đã lập hóa đơn chuyển đổi thành chưa lập hóa đơn chuyển đổi
  • Người dùng vào lại hệ thống, thao tác đầu tiên sau khi vào lại là lập hóa đơn chuyển đổi

22. Lỗi sau khi chọn logo và watermark, người dùng xem lại mẫu hóa đơn tại giao diện Chọn mẫu hóa đơn vẫn thấy hiển thị logo và watermark của bản template

Nguyên nhân: Do lỗi hệ thống, chưa cập nhật lại hình ảnh

Phương án: Đây chỉ là lỗi giao diện chưa cập nhật lại hình ảnh, còn thao tác người dùng đã được lưu lại logo và watermark, người dùng vào giao diện Quản lý mẫu hóa đơn để kiểm tra lại logo và watermark đã up cho mẫu hóa đơn

23. Do thao tác sai của người dùng mà chọn sai mẫu hóa đơn, sai mẫu số hóa đơn, sai dải hóa đơn, sai loại hóa đơn

Phương án: Liên hệ với Viettel để được hỗ trợ do phải xóa dữ liệu trong database

24. Lỗi sai thông tin công ty do bị lỗi trong quá trình đấu nối

Phương án: hướng dẫn người dùng vào giao diện Quản lý thông tin doanh nghiệp\Thông tin doanh nghiệp để sửa lại

Riêng 3 nội dung: Tên\Mã số thuế\Địa chỉ phải liên hệ với Viettel để được hỗ trợ

25. Vấn đề: Tôi không kịp tạo biên bản với người mua khi thực hiện:

  • Lập hóa đơn thay thế
  • Hủy giao dịch
  • Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
  • Lập hóa đơn điều chỉnh tiền

Thì cần làm như thế nào?

Trả lời: Doanh nghiệp liên hệ với người mua hàng để lập biên bản, trường hợp không liên hệ được với khách hàng thì doanh nghiệp tự viết cam kết và chịu trách nhiệm khi Thuế đi kiểm tra.

Hệ thống hóa đơn điện tử không kiểm tra biên bản của doanh nghiệp mà chỉ hỗ trợ doanh nghiệp lưu lại thông tin biên bản để tra cứu lại về sau, hỗ trợ việc kiểm tra của Thuế.

26. Vấn đề: Khách hàng yêu cầu thay đổi mẫu so với mẫu hóa đơn có trên hệ thống.

Trả lời: Khách hàng liên hệ Viettel để được hỗ trợ

27. Khi sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử thì người bán có bắt buộc in hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy để lưu trữ theo luật Luật kế toán hay không?

Câu trả lời:  Khi KH sử dụng hoá đơn điện tử thì không cần (không bắt buộc) in hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy để lưu trữ vì:

  • Theo điều 3 của TT32/2011/TT-BTC:

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

  • Theo Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp thì “Các hóa đơn sau khi lập sẽ được lưu trữ trên hệ thống server của Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel), có các giải pháp lưu trữ, sao lưu đảm bảo chống mất mát, dễ dàng phục hồi”

28. Câu hỏi: cách thêm sản phẩm khi lập hóa đơn

Trả lời: hướng dẫn KH mỗi khi nhập đủ thông tin sản phẩm 1, hệ thống sẽ tự động hiển thị dòng mới để nhập thông tin sản phẩm 2,3… tại giao diện lập hóa đơn.

29. Mô tả: KH muốn nhập đơn giá, tiền… hàng hóa là số nguyên (trong quản lý danh mục hàng hóa)

Cách 1: Nếu KH muốn giá đúng là số nguyên: vào Danh mục hàng hóa sửa lại giá của sản phẩm

Cách 2: Nếu KH muốn giá là số thập phân: vào Quản lý thông tin DN à Cấu hình DN à Cấu hình số thập phân à Thiết lập số chữ số được làm tròn sau thập phân.

30. V/v tra cứu hóa đơn trên trang https://sinvoice.viettel.vn/

Hiện tại hệ thống cho phép cả người mua và người bán tải hóa đơn về dưới dạng file zip, trong đó có chứa file XML.

KH phải xem hóa đơn bằng tool ký số của Viettel (không xem được bằng itaxviewer)

Sắp tới hệ thống sẽ xây dựng chức năng cho phép tải hóa đơn file PDF.

31. V/v sử dụng hóa đơn bán hàng tại các trường học

Theo kết luận của công văn như sau:

Hóa đơn điện Tử Viettel (7)

Như vậy là các trường học sẽ chuyển sang dùng hóa đơn, chứ không được dùng phiếu thu như trước đây nữa.

  • Khi đã phải dùng hóa đơn, thì có thể dùng hóa đơn giấy, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử.

Mà như hiện nay, nhà nước đang khuyến khích mọi người dùng hóa đơn điện tử, để giảm chi phí, tiết kiệm và tiện lợi, và Không có lý do gì cục thuế lại không cho nhà trường dùng hóa đơn điện tử được.

32. V/v lưu vết khi tác động đến hóa đơn: Hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ việc này

33. Khi lập hóa đơn, KH muốn chỉ nhập thành tiền, không nhập đơn giá và số lượng:

Hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ nghiệp vụ này, thông tư 39/2014 của Bộ tài chính khoản 1 điều 4 quy định các nội dung phải bắt buộc ghi trên hóa đơn có bao gồm số lượng, đơn giá:

http://www.hcmtax.gov.vn/wp-content/uploads/2017/03/TT-39_2014.pdf

34. Khách hàng lập hóa đơn trước vài ngày sau mới phát hành thì vẫn lấy ngày phát hành vào ngày lập.

  • Hệ thống có hỗ trợ.

35. KH vào lập hóa đơn nhưng không hiển thị phần nhập hàng hóa, số lượng…

Nguyên nhân: KH chưa chọn loại hóa đơn. Xử lý: chọn loại hóa đơn cần lập

Hóa đơn điện Tử Viettel (8)

36. Câu hỏi: KH mua 20.000 hóa đơn nhưng KH chỉ đăng ký phát hành 2.000 hóa đơn thôi có được không ?

Trả lời: Hoàn toàn được. (có thể lần sau KH có nhu cầu phát hành 1 số lượng hóa đơn khác với dải hóa đơn khác, v.v.)

37. V/v sử dụng hệ thống trên máy MACOS

Hiện tại tool ký số chưa hỗ trợ máy tính chạy hệ điều hành MACOS. Khuyến cáo KH sử dụng máy tính HĐH Windows.

38. V/v sửa thông tin doanh nghiệp trong hệ thống hóa đơn điện tử

Người dùng vào chức năng Quản lý phát hành/Khởi tạo thông tin doanh nghiệp

Hóa đơn điện Tử Viettel (9)

Nếu KH chưa được phê duyệt thông báo phát hành hóa đơn: hệ thống cho phép sửa tất cả các trường thông tin trừ và MST.

39. KH muốn sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cho cùng 1 loại hóa đơn

Vào “Khai báo loại hóa đơn” tạo nhiều nhóm loại hóa đơn. Ví dụ: Hóa đơn bán hàng 1, Hóa đơn bán hàng 2

Sau đó với mỗi loại hóa đơn, người dùng chọn chọn 1 mẫu hóa đơn khác nhau.

40. KH xem bản thể hiện hóa đơn thì bị lỗi có hình dấu gạch chéo đỏ như bên dưới

Hóa đơn điện Tử Viettel (10)

Nguyên nhân: KH lập hóa đơn trước thời gian chữ ký số có hiệu lực (chính xác đến giây), ví dụ:

Chữ ký server có hiệu lực từ thời gian: 26/03/2018 10:44:24

Hóa đơn điện Tử Viettel (1)

Nhưng KH lập hóa đơn vào thời gian: 26/03/2018 00:00:00

Hóa đơn điện Tử Viettel (2)

Cách khắc phục: KH hủy giao dịch hóa đơn bị lỗi, tạo lại hóa đơn khác hoặc khách hàng xác nhận lại xóa 2 hóa đơn và liên hệ Viettel hỗ trợ xóa.

41. Khách hàng chọn người mua có sẵn khi lập hóa đơn nhưng không hiển thị “tên khách hàng”

Nguyên nhân: doanh nghiệp nhập thiếu thông tin tại “danh mục khách hàng”

Giải pháp: vào chức năng quản lý thông tin doanh nghiệp >> danh mục khách hàng >> cập nhật lại dữ liệu

42. Cập nhật số Fax hiển thị trên Hóa đơn

Trên mẫu hóa đơn của kh có mục fax của người mua nhưng đến khi lập hóa đơn theo file không có trường fax này.

Hướng xử lý: Trường số Fax đó sẽ được nhập trong DM khách hàng-> Khi lập hóa đơn -> chọn người mua đó từ DN khách hàng-> thì khi lên hóa đơn sẽ có thông tin.

QUÝ KHÁCH CÓ NHU CẦU ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VIETTEL VUI LÒNG LIÊN HỆ :

Mr Anh Tuấn – Viettel Đà Nẵng

Điện thoại: 0984 194 999 (zalo,mocha)

Email: Tuanva194999@gmail.com

Website: https://vietteldanang.com.vn/

About tuanviettel

Check Also

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo thông tư 32/2011/TT-BTC

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo thông tư 32/2011/TT-BTC Xử …

error: Content is protected !!